Penyimpanan Arsip Jauh di Bawah Standar, Karo Butuh Pimpinan Daerah Komit

KARO, BENTENGTIMES.com– Penyimpanan arsip daerah di Kabupaten Karo masih sangat jauh di bawah standar. Banyak sekali kekurangan, mulai dari SDM Pegawai Kearsipan yang minim pengetahuan tentang Ilmu Kearsipan, sarana prasarana kantor belum memadai hingga rendahnya kesadaran para pimpinan OPD (Organisasi Perangkat Daerah) tentang pentingnya mengarsip seluruh arsip statis maupun arsip vital. Maka dari itu, Karo sangat membutuhkan pemimpin daerah yang komitmen terhadap pentingnya menjaga arsip.

Hal itu disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Karo Saroha Ginting, didampingi Sekretaris Rehjorena br Purba dan Kabid Arsip Dorkas br Tarigan, pada Kamis (30/01/2020) lalu, di ruangan dinasnya. Saroha menjelaskan, menjaga arsip daerah, baik arsip statis dan arsip vital penting sekali karena menjadi bahan referensi hari ini dan di masa depan terlebih untuk pertanggung-jawaban daerah dalam menjaga aset-aset daerah.

“Tetapi pemahaman betapa pentingnya arsip-arsip oleh tiap-tiap OPD juga masih begitu kurang,” keluh Saroha sekaligus menjawab dugaan publik di Kabupaten Karo terhadap banyaknya aset vital seperti tanah dan bangunan yang dimiliki oleh perorangan.

Ia mengaku, selama tahun 2019, sudah lebih dari tiga kali melayangkan surat tertanda tangan Sekretaris Daerah ke tiap-tiap OPD agar menyerahkan arsipnya. Namun hingga saat ini sama sekali tidak ada tanggapan.

“Ini menunjukkan rendahnya kesadaran akan pentingnya arsip,” ujar Saroha.

Dijelaskan, ada dua jenis arsip yang perlu dijaga, yaitu arsip vital dan arsip statis. Arsip statis itu, berupa Peraturan Bupati (Perbup), Peraturan Daerah (Perda), dan UUD. Sementara, arsip vital seperti bangunan dan tanah milik daerah/kabupaten.

Namun, ia menyampaikan jika di akhir jabatannya ini telah memulai melakukan penelusuran terhadap arsip-arsip. Hal itu menurutnya penting sekali mengingat arsip merupakan salah satu bentuk layanan ke masyarakat. Arsip juga merupakan perlindungan kepada masyarakat dan kepada pemerintahan setempat.

“Di sini, kita butuh bantuan pimpinan daerah yang komit,” ucapnya.

Oleh sebab itu, ia menyampaikan dua. Pertama, memperhatikan sarana dan prasanana dinas. Kedua, memberikan pemahaman betapa pentingnya arsip ke tiap-tiap OPD.

Hal lain perlu mendapat perhatian adalah pembenahan ruangan khusus. Dijelaskan bahwa Ruang Arsip penting sekali diatur kadar udara, suhu, dan keasamannya harus bagus, dengan tujuan agar arsip yang disimpan bisa terawat.

“Seandainya semua data statis diserahkan, maka kami bisa pajang di perpustakaan kita. Supaya bisa dilihat oleh para pengunjung,” pungkas Saroha.

Baca: Atasi Banjir di Kabanjahe, Pemkab Karo Bangun Box Culvert

Sementara, Sekretaris Dinas Arsip dan Perpustakaan Karo Rehjorena br Purba menambahkan, pihaknya sudah melakukan rapat penyusunan jadwal pedoman retensi arsip Karo bersama Tim ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) pada 19 November 2019, lalu. Tahun ini, pihaknya akan melakukan pemisahan, mana arsip yang dimusnahkan dan disimpan.

Untuk prosesnya nanti, Rehjorena akan berkirim surat ke Bupati Karo agar dibuatkan Perbup untuk pemusnahan data arsip yang habis masa.

Baca: Bukan Tol, Jalan Layang Akan Dibangun ke Karo

Sejauh ini, dari 40 OPD di Kabupaten Karo, hanya 8 urusan yang sudah selesai. Kedelapan urusan itu, yakni Urusan Arsip, Urusan Perpustakaan, Urusan Kepegawaian, Urusan Keuangan, Urusan Perhubungan, Urusan Lingkungan Hidup, Urusan Penanaman Modal, dan Urusan P3A (Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak).